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Les meilleures pratiques pour gérer l'intranet d’une entreprise

L’intranet d’entreprise n’est plus un simple outil de stockage de documents. Aujourd’hui, il est devenu l’un des piliers de la communication interne ! C’est désormais un incontournable : un espace centralisé où les collaborateurs accèdent aux informations clés, aux ressources RH et aux outils de collaboration. Mais, comme tout outil numérique, il doit être bien géré pour être efficace. Un intranet mal organisé risque d'être boudé par vos équipes, tandis qu'un intranet bien structuré favorise la productivité et la cohésion. Découvrez les meilleures pratiques pour gérer l’ intranet de votre entreprise et en faire un levier stratégique au service de vos équipes.


Pourquoi est-il important de bien gérer l'intranet ?


Un intranet mal géré peut vite devenir contre-productif. Des documents obsolètes, des informations non mises à jour ou un manque de clarté dans la navigation frustrent vos collaborateurs.


Pire encore, ils finissent par contourner l'outil au profit d'autres canaux non maîtrisés, comme les emails ou les messageries instantanées.


Les bénéfices d'un intranet bien géré sont nombreux :

La centralisation des informations : tout le monde sait où chercher et trouve les informations nécessaires au quotidien ;

Un gain de temps et de sérénité : les recherches d'informations sont fluides et rapides ;

Une amélioration de la productivité : les équipes restent concentrées sur leurs tâches, au lieu de « chasser » l'information ;

Un renforcement de l’engagement des équipes : un intranet clair et efficace incite les collaborateurs à y revenir régulièrement.


Les 6 bonnes pratiques pour optimiser la gestion de l'intranet


Centraliser toutes les informations essentielles


Un intranet doit regrouper toutes les informations clés de l’entreprise. Classez les documents et les ressources dans des catégories logiques et évitez la duplication des contenus.


L'objectif ? Que chaque collaborateur trouve rapidement ce qu’il cherche.


 

Bonne pratique numéro 1 :


• Organiser les documents par thématique (RH, process internes, outils de formation, etc.) ;

• Mettre en place une arborescence simple et logique (par exemple : « Documents RH > Congés > Formulaire de demande de congé ») ;

• Placer les ressources les plus consultées en « accès rapide » ou en page d'accueil.


 

Faciliter l'accès à l'information avec un moteur de recherche performant


Chercher une information et ne pas la trouver, même au bout de longues minutes de recherches, est l’une des premières causes de frustration des collaborateurs. Un moteur de recherche interne est donc indispensable.


 

Bonne pratique numéro 2 :


• Ajouter une barre de recherche bien visible sur chaque page ;

• Permettre une recherche par mots-clés et par catégories (documents, actualités, collaborateurs, etc.) ;

• Proposer des filtres de recherche (par date, type de fichier, service, etc.).


 

Personnaliser l'expérience selon les besoins de chaque collaborateur


Chaque service ou collaborateur peut avoir des besoins d'accès différents. Un collaborateur RH n’a pas besoin des mêmes ressources qu'un commercial.


 

Bonne pratique numéro 3 :


• Chaque utilisateur doit pouvoir disposer d’un tableau de bord personnalisé ;

• Personnaliser les flux d'actualités en fonction des besoins de chaque service (par exemple, les actualités RH uniquement pour les équipes RH).


 

Mettre à jour régulièrement le contenu de l'intranet


Un contenu obsolète est la meilleure façon de faire fuir vos collaborateurs. Gardez votre intranet à jour et montrez qu’il vit au rythme de l’entreprise.


 

Bonne pratique numéro 4 :


• Supprimer les informations obsolètes (documents de 2019, procédures qui ne sont plus valides…) ;

• Mettre à jour les actualités internes (nouveaux arrivants, événements d'entreprise...) ;

• Automatiser les notifications pour avertir les collaborateurs des nouvelles mises à jour.


 

Intégrer des outils collaboratifs et des espaces de discussion


Un bon intranet n'est pas qu'un simple « portail d'accès aux documents ». Il doit aussi permettre la collaboration et l'échange d'idées.


 

Bonne pratique numéro 5 :


• Intégrer des forums de discussion internes par service ou par projet ;

• Créer des espaces collaboratifs où les équipes peuvent travailler ensemble sur des projets ;

• Ajoutez des messageries instantanées ou des chats internes pour faciliter la communication inter-équipes.


 

Analyser les performances et ajuster les besoins des utilisateurs


Un bon gestionnaire d’intranet doit suivre l’usage de l’outil et en tirer des leçons. Cela permet d’adapter le contenu et les fonctionnalités au fil du temps.


 

Bonne pratique numéro 6 :


• Analyser les pages les plus consultées et les documents les plus téléchargés ;

• Mettre en place des enquêtes internes pour comprendre les attentes des utilisateurs ;

• Tester régulièrement l’ergonomie de l’intranet (temps de chargement, accessibilité mobile, etc.).


 

Collaboratrices qui naviguent sur l'intranet d'entreprise

Les erreurs à éviter dans la gestion de votre intranet


Gérer l'intranet de votre entreprise demande une vigilance constante. Voici les erreurs à éviter :

Laisser des documents obsolètes en ligne (perte de crédibilité et confusion) ;

Ne pas former les collaborateurs à l'utilisation de l'outil ;

Oublier le moteur de recherche interne (perte de temps pour les équipes) ;

Ne pas suivre les retours des utilisateurs (vous passez à côté de l’amélioration continue).


Pourquoi faire appel à un expert pour gérer son intranet ?


Votre entreprise est une TPE, une ETI ou une PME : vous pouvez confier la création et la gestion de l’intranet à un professionnel.


Pour éviter les erreurs, les surcharges de travail ou la perte de temps, de nombreuses sociétés font appel à des experts en gestion d'intranet.


Confier la création et la gestion de l’intranet à un professionnel, c’est opter pour la sérénité et l’efficacité. Ce choix stratégique garantit une mise en place rapide et efficace, avec un suivi constant de l’évolution des besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs.


Les avantages de faire appel à un expert pour votre intranet sont nombreux :


Un gain de temps : oubliez le casse-tête technique, tout cela est géré à votre place ;

Un accompagnement continu : une mise à jour du contenu et des ajustements réguliers seront opérés sans charge supplémentaire pour vos équipes ;

Une intervention ponctuelle : un prestataire extérieur et indépendant n'interviendra qu'à votre demande. Vous libérez vos équipes de cette charge de travail supplémentaire, et vous profitez d'un service "sur mesure" ;

Un intranet qui évolue avec l'entreprise : les besoins de l'entreprise évoluent avec le temps (nouveaux services, fusions, télétravail, etc.). Un expert met en place un intranet évolutif, prêt à grandir avec vous ;

La formation continue des collaborateurs : un intranet ne servira à rien si les collaborateurs ne savent pas s'en servir. L'expert propose des formations pour assurer une prise en main rapide et efficace ;

L’automatisation des tâches répétitives : certaines actions peuvent être automatisées dans un intranet (suivi des projets, procédures, évolution du règlement...) ;

Des outils et des technologies toujours à jour : les outils de gestion d’intranet comme Microsoft 365, évoluent rapidement . Vous restez informé des nouvelles fonctionnalités et des mises à jour des outils avec un expert qui maîtrise le sujet ;

Une personnalisation totale et un intranet sur mesure : chaque entreprise a des besoins uniques. Un intranet "générique" ne répondra pas forcément à toutes les attentes.


Si vous souhaitez bénéficier d’une aide spécifique, un accompagnement par un expert permet de créer un intranet sur mesure et de s’assurer qu’il répond aux attentes des utilisateurs.


Un intranet bien géré transforme la communication interne et simplifie le quotidien de vos collaborateurs. En centralisant les informations, en facilitant l'accès aux documents et en optimisant la collaboration, vous créez un espace utile et engageant.


En suivant les bonnes pratiques (centralisation, moteur de recherche performant, mises à jour régulières), vous gagnerez en efficacité et en productivité. Tout cela favorisera l’engagement de vos équipes. Vous avez besoin d’aide pour améliorer la gestion de votre intranet ? Contactez-moi ! Je vous accompagnerai pas à pas dans la mise à jour de cet outil essentiel à la bonne communication au sein de votre entreprise.


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