Vous désirez réfléchir aux moyens d'améliorer la communication interne au sein de votre entreprise pour mieux préparer les mois et l'année à venir ? Pour les TPE, les PME comme pour les grandes entreprises, un site intranet est un levier stratégique qui renforce la cohésion d'équipe et optimise les flux d'information. Suivez-moi pour savoir comment un site intranet est désormais indispensable pour améliorer la communication interne en entreprise.
Pourquoi un site intranet ? Les avantages pour les entreprises de toutes tailles
De nombreuses entreprises sont confrontées au problème de la circulation efficace des informations. Courriels qui se croisent, messagerie instantanée qui bloque ou téléphone qui sonne sans cesse : vos salariés sont sollicités de toute part et cela conduit à la désinformation des collaborateurs !
Lorsque les équipes s'agrandissent, que les projets se multiplient ou que les modes de travail évoluent (télétravail, travail hybride), il devient complexe de garder tout le monde aligné et bien informé, sans alourdir la charge mentale.
C’est ici qu’intervient l’intranet !
Il propose une plateforme centralisée permettant à tous les collaborateurs d'accéder facilement à l’ensemble des informations importantes de l’entreprise. Documents administratifs, des actualités internes, des directives spécifiques, procédures ou encore gestion des projets : tout est centralisé.
Un site intranet contribue à une meilleure communication interne et permet également de réduire les silos d’information.
Que vous dirigiez une TPE de quelques employés ou une grande entreprise répartie sur plusieurs sites, la mise en place d’un intranet garantit une fluidité des échanges. Sans oublier une accessibilité des ressources partagées et une diminution des pertes de temps liées à la recherche de documents ou à la duplication d'informations ! L’intranet n’a que du bon !
Quelques atouts concrets de l'intranet :
La centralisation de l'information : plus besoin de courir après des e-mails ou des fichiers stockés sur différents serveurs. Avec un site intranet, l'information est facilement consultable, bien organisée et accessible à tout moment par l’ensemble des collaborateurs.
La collaboration est favorisée : l’intranet propose des fonctionnalités collaboratives comme les forums, les messageries internes ou les espaces de travail partagés. Ces outils facilitent l’échange d’idées, l'avancement des projets et la communication entre les équipes, même à distance.
Un gain de temps significatif : avec l'intranet, chaque employé sait où trouver l’information dont il a besoin. Les recherches sont simplifiées et les équipes gagnent en productivité.
Une communication plus transparente : un intranet bien conçu permet une communication plus fluide et transparente. Les dirigeants peuvent partager des informations stratégiques, des succès, des objectifs ou encore des annonces importantes avec l’ensemble des salariés, contribuant ainsi à une meilleure compréhension des enjeux globaux de l'entreprise.
Des fonctionnalités adaptées à votre entreprise
La création d’un intranet permet de personnaliser l’expérience utilisateur en fonction des besoins spécifiques de votre structure. Un site intranet n’est pas un simple portail d'informations ; il intègre diverses fonctionnalités qui faciliteront la gestion quotidienne et l’engagement des collaborateurs.
Voici quelques exemples de fonctionnalités que vous pourriez envisager d’intégrer à votre intranet :
Un portail RH : il peut contenir toutes les informations nécessaires à vos collaborateurs, qu'il s'agisse des règles de prise des congés, des formations disponibles ou des démarches administratives.
La gestion de projets : un espace intranet dédié aux projets permet aux équipes de suivre l'avancement des différentes tâches, de partager des documents et de collaborer plus efficacement sur les objectifs communs.
Un annuaire d'entreprise : cet outil favorise la communication interpersonnelle, en donnant à chaque employé la possibilité de retrouver facilement les coordonnées de ses collègues.
Une messagerie instantanée et des forums : ces espaces maintiennent un dialogue ouvert entre les collaborateurs et les départements, favorisant ainsi une ambiance de travail collaborative et inclusive.
Ces diverses fonctionnalités apportent une valeur ajoutée à votre entreprise, quelle que soit sa taille. Il en existe bien d’autres, qui répondent aux enjeux actuels des nouvelles méthodes de travail, où le télétravail et les équipes hybrides prennent de plus en plus de place.
Un levier pour la productivité et l’engagement des collaborateurs
Une communication interne défaillante peut être source de frustration, de malentendus et de baisse de productivité.
À l'inverse, un intranet bien structuré peut avoir un impact significatif sur l'engagement des salariés. En accédant facilement aux informations dont ils ont besoin pour effectuer leur travail, les collaborateurs se sentent plus à l’aise, moins stressés et plus investis dans leurs missions. Cela contribue à une meilleure ambiance de travail et à une cohésion d’équipe renforcée.
L’intranet permet également de reconnaître les succès et les contributions des collaborateurs. Grâce à des espaces dédiés aux annonces et à la mise en valeur des accomplissements, les entreprises peuvent célébrer les réussites et renforcer la motivation des équipes. Cette reconnaissance est un facteur clé pour l'engagement des employés, ce qui, à terme, a un impact positif sur la rétention des talents.
Comment mettre en place un intranet performant ?
La création d'un site intranet nécessite une réflexion approfondie sur les besoins spécifiques de votre entreprise. Il est important d'identifier les problèmes de communication actuels et d'imaginer un outil capable d'y répondre efficacement. Pour cela, il est recommandé de procéder par étapes et d’utiliser des outils adaptés, mais facile à prendre en main, comme par exemple Microsoft 365.
Procéder à une analyse des besoins : faites un état des lieux des problèmes existants au sein de votre entreprise en matière de communication interne. Quels sont les défis auxquels vos équipes sont confrontées ? Quelles informations sont souvent manquantes ou difficiles à trouver ?
Définir les fonctionnalités clés : en fonction des besoins identifiés, déterminez les fonctionnalités les plus adaptées. Par exemple, si le télétravail est devenu la norme dans votre entreprise, les outils collaboratifs comme les espaces de discussion ou de gestion de projets seront prioritaires.
Concevoir une interface agréable et facile à employer : l’expérience utilisateur est primordiale pour assurer l’adoption de l’intranet par les salariés. Il doit être intuitif, bien structuré et accessible facilement sur différents supports (ordinateur, tablette, smartphone).
Former les utilisateurs : une fois l'intranet créé, il est indispensable de former vos équipes à son utilisation. Cette étape garantit une adoption rapide et une utilisation optimale de l'outil.
Assurer un suivi et une maintenance : un intranet n'est jamais figé. Il évolue avec les besoins de l'entreprise et de ses collaborateurs. Il est donc important de le faire vivre en l’alimentant régulièrement avec des contenus et en ajustant les fonctionnalités au fil du temps.
Faire appel à un rédacteur spécialisé pour animer votre intranet
Pour que votre intranet reste dynamique et pertinent, il est important de l’animer avec des contenus de qualité, adaptés aux besoins et aux attentes de vos équipes. Cela demande des compétences spécifiques en matière d’écriture pour les écrans.
Une rédactrice spécialisée saura non seulement structurer les informations de manière claire et efficace. Elle veillera à utiliser un ton et un style adaptés aux supports digitaux, tout en optimisant le contenu pour le rendre facilement accessible et engageant.
Elle pourra également s'assurer que les actualités, les informations stratégiques et les ressources partagées restent à jour et pertinentes. Collaborer avec une experte en rédaction web garantit une expérience utilisateur fluide et un intranet vivant, favorisant l'adhésion de vos collaborateurs à l’outil et renforçant la communication interne.
Optez pour un intranet performant qui répond aux besoins actuels de votre entreprise et anticipe les défis futurs. C’est un investissement qui vous permettra de préparer l’avenir sous les meilleurs auspices, avec des équipes plus connectées et prêtes à relever les défis qui s’annoncent.
Faites de votre intranet un véritable outil de communication interne performant. Confiez-moi la rédaction et l’animation de vos contenus pour garantir une expérience utilisateur optimale et engageante. Contactez-moi !